Het delen van complexbeleid met de woningcorporatie

In deze periode van het jaar leggen veel corporaties de laatste hand aan de meerjarenbegroting. Een aanzienlijk deel van deze meerjarenbegroting komt voort uit vastgoedbeleid; dit zijn de keuzes over wat er met elk complex moet gebeuren en wanneer (de complexstrategie) en hoe (het bijbehorende complexbeleid). Hoe nauwkeuriger en vollediger de complexstrategieën en het complexbeleid door de assetmanager(s) zijn geformuleerd, hoe beter de kwaliteit van de meerjarenbegroting. Met het vaststellen van de meerjarenbegroting worden vaak ook de complexstrategieën als vastgesteld beschouwd. Deze vastgestelde strategieën en het bijbehorende beleid moeten vervolgens gedeeld worden met de woningcorporatie. Waarom dit nodig is, maar vooral hoe je dit kunt doen, lees je in dit artikel.

Delen van complexbeleid: waarom?

Allereerst gaan we in op de vraag waarom het belangrijk is om de vastgestelde complexstrategieën en -beleid te delen met de woningcorporatie. Vanzelfsprekend wil je graag dat alle medewerkers in de woningcorporatie weten wat exact de beleidsvoornemens zijn voor een complex of voor een specifieke verhuureenheid. Alleen op die manier kunnen zij ook daadwerkelijk uitvoering geven aan deze voornemens. Het kiezen voor een bepaalde complexstrategie schept namelijk duidelijkheid voor de afdelingen Wonen, Verhuur, Onderhoud, etc. De medewerker planmatig onderhoud weet welk onderhoud wel en niet uitgevoerd moet worden en wanneer. De medewerker van het klantcontactcentrum weet welke antwoorden hij of zij kan geven op huurdersvragen en projectleiders kunnen tijdig starten met het voorbereiden van investeringsprojecten. Voor een effectieve en efficiënte inzet van de financiële middelen is het dan ook absoluut noodzakelijk om de vastgestelde complexstrategieën te delen binnen je woningcorporatie.

Een andere reden waarom het goed is om de strategieën en het beleid te delen met collega’s, is: dat het een vorm van terugkoppeling is. Als medewerkers input hebben geleverd voor de complexstrategieën (bijvoorbeeld tijdens complexsessies) is het belangrijk om hen terug te koppelen, wat er gedaan is met hun inbreng. Oftewel: tot welke keuzes heeft dit geleid? Overigens kun je er daarnaast ook voor kiezen om na afloop van de complexsessies al voor een eerste terugkoppeling te zorgen door terug te geven hoe de input is verwerkt in een voorstel voor de meerjarenbegroting. Op die manier hoef je niet te wachten met een terugkoppeling totdat de hele meerjarenbegroting definitief is.

Hoe?

Nu duidelijk is waarom het delen van complexstrategieën belangrijk is, doet de volgende vraag zich voor: hoe geef je hier invulling aan? Hieronder vind je vier punten waarmee we deze vraag kunnen beantwoorden.

1. Een overzichtelijk complexbeheerplan

Vastgestelde complexstrategieën worden voor het delen ervan met de woningcorporatie verwerkt in complexplannen (ook wel complexbeheerplannen genoemd). Naast de complexstrategieën zelf en het bijbehorende beleid, is er vaak een scala aan datavelden beschikbaar als het gaat om complexen. Een voorwaarde om tot complexplannen te komen die ook daadwerkelijk gebruikt worden, is overzichtelijkheid. Neem alleen de data op die nodig zijn voor het uitvoeren van de complexstrategieën. Om tot deze set datavelden te komen, is het waardevol om bij de gebruikers van de complexplannen op te halen, welke data zij nodig hebben voor hun werk. Op die manier zorg je er meteen voor dat iedereen eenzelfde beeld en verwachting heeft van de inhoud van een complexplan.

2. Vindbaarheid

Hoe makkelijker de complexplannen vindbaar (en bereikbaar) zijn, hoe lager de drempel om ze in de praktijk te gebruiken. Een praktische en goede oplossing is ervoor te zorgen dat je in je primaire systeem een deeplink opneemt naar de complexplannen (voorwaarde daarvoor is wel dat deze digitaal zijn). Op die manier kunnen medewerkers eenvoudig in het primaire systeem een complex of verhuureenheid opzoeken en via de deeplink meteen doorklikken naar het complexplan, zonder hiervoor een apart systeem te moeten openen.

3. Begrijpelijk

Zoals gezegd worden complexplannen gevuld met in ieder geval de vastgestelde complexstrategieën en het beleid. Als je hiervoor gebruik maakt van software (bijvoorbeeld van Ortec Finance SAM voor assetmanagement in combinatie met AM Presentatie of Bryder voor het ontsluiten van het beleid) kun je de complexstrategieën automatisch laten vullen in de complexplannen. Dit betekent dat je ervoor moet zorgen dat de naamgeving van elke complexstrategie herkenbaar is voor de gebruikers van de complexplannen. Daarnaast moet je ervoor zorgen dat elke complexstrategie ook uitgewerkt is in beleid (onderhoudsbeleid, huurbeleid, kwaliteitsbeleid, etc.). Door beide (strategie en beleid) op te nemen, is voor iedereen duidelijk wat er met het complex moet gebeuren. Als je tenslotte aanvullende datavelden opneemt, is het bovendien zaak om te zorgen voor een eenduidige definitie. Als je bijvoorbeeld oppervlakte als dataveld opneemt, zorg er dan voor dat duidelijk is wat de definitie voor deze oppervlakte is.

 

4. Actueel

Een vierde belangrijke randvoorwaarde voor succesvolle complexplannen is dat ze actueel zijn. Zoals hiervoor onder punt 3 aangegeven, kun je ervoor kiezen om datavelden automatisch te koppelen. Daarmee voorkom je dat de inhoud van complexplannen verouderd raakt en daardoor niet meer betrouwbaar is om in de praktijk te raadplegen. Door er bovendien voor te zorgen dat de bron van elk dataveld bekend is en afspraken te maken hoe (en door wie) wijzigingen in bronnen worden verwerkt, zorg je voor een helder proces van het actueel houden van de complexplannen.

Als je eens wilt zien hoe een digitaal complexplan er uitziet, kijk dan hier het webinar terug dat wij begin september hebben gegeven over dit onderwerp.

Wil je meer weten over complexplannen? Neem dan contact op met Annique Verkoeijen.