Vijf tips om de voortgang van je portefeuilleplan in beeld te brengen

Het einde van het jaar nadert. Daarmee komt het moment van controles dichterbij. Hiermee start je in feite de nieuwe vastgoedsturingscyclus. Lig je netjes op de gekozen koers of moet je bijsturen? Het begin van een nieuw jaar biedt verschillende uitdagingen voor de strategen van een woningcorporatie. In dit artikel staan we stil bij de vraag: hoe houd ik de voortgang van ons portefeuilleplan bij?

Aan de hand van een eenvoudig voorbeeld geven we vijf tips uit de praktijk om de voortgang van jouw portefeuilleplan in beeld te brengen. We werken in dit voorbeeld alleen met aantallen. In werkelijkheid omvat dit proces natuurlijk ook investeringsbudgetten. Dit artikel vat samen hoe wij bij Ortec Finance onze klanten om zien gaan met het in beeld brengen van de voortgang van het portefeuilleplan. Daarnaast staan we stil bij de verschillende partijen betrokken bij het controleproces en bespreken we hoe onze software aansluit bij wensen uit de praktijk.

Situatieschets

We gaan ervan uit dat er reeds een goed portefeuilleplan is opgesteld en dat er binnen de corporatie, in dit voorbeeld, overeenstemming is over de uitvoering hiervan. Stel dat in dit portefeuilleplan staat dat er in 10 jaar in totaal 1.000 woningen gesloopt en opnieuw gebouwd moeten worden. Daarbij komt een duurzaamheidsopgave van 500 woningen per jaar. Hoe monitor je dan zo goed en efficiënt mogelijk de voortgang van je portefeuilleplan?

Hieronder lees je vijf praktische tips!

• Zet realisaties af tegen voorgenomen plannen

  Wanneer we het bovenstaande voorbeeld aanhouden dan weten we dat er, als je lineair naar je doel toe wilt werken, ieder jaar 100 eenheden gesloopt en opnieuw gebouwd dienen te worden. Daarnaast dienen er ook 500 woningen per jaar verduurzaamd te worden. Ga bij de afdeling projecten na wat er tot en met 31-12 aan sloop/nieuwbouw en verbeteringen is gerealiseerd. Stel: afgelopen jaar is er een sloop/nieuwbouw project opgeleverd met 78 nieuwe meergezinswoningen en er zijn 550 woningen verduurzaamd. Dan weet je dat er de komende jaren versneld zal moeten worden in de sloop/nieuwbouw opgave en je wat speling hebt op het duurzaamheidsvlak.
  
  

• Analyseer en verklaar de verschillen

  Een conclusie als hierboven lijkt misschien relatief snel getrokken. Toch raden we je aan het niet alleen bij een constatering te laten. Ga na waarom de uit het portefeuilleplan voortgevloeide kaders wel of niet zijn gerealiseerd. Zo houd je zicht op, of de gestelde opgave realistisch en haalbaar is.
  
  Mocht er oponthoud zijn, bespreek dit dan tijdig zodat je collega’s en jij nog bij kunnen sturen en de gestelde doelen niet in het gedrang komen.
  
  

• Verwerk de aanpassingen en gewijzigde uitgangspunten

  Wanneer je een goed beeld hebt bij de realisaties ten opzichte van de plannen en mogelijke oorzaken van verschillen dan kun je de aanpassingen formuleren en verwerken. Uit het voorbeeld kun je dan bijvoorbeeld 22 sloop/nieuwbouw eenheden doorschuiven naar het volgende jaar of uitspreiden over de resterende periode. Vertaal dit naar de gevolgen voor de investeringsbegroting.
  
  Een ander aandachtspunt is de jaarlijkse herziening van uitgangspunten. Kloppen in het geval van sloop/nieuwbouw de sloopkosten en grondopbrengsten nog en liggen de opstalkosten uit de simulatie nog in lijn met hetgeen wordt gerealiseerd? Controleer dit bij de betrokken collega’s en pas aan als de bedragen niet meer in lijn zijn. Richting het eind van Q1 zal de nieuwe markt- en beleidswaarde ook beschikbaar zijn. Controleer aan de hand daarvan of je portefeuillestrategie nog haalbaar is.
  
  

• Haak collega’s van verschillende afdelingen aan

  Het is tussen de regels door al te lezen geweest maar het meten van de voortgang van het portefeuilleplan en het aanpassen van gegevens is niet alleen iets waarmee strategen zich bezighouden. In het portefeuilleplan ligt de weg naar de wensportefeuille vast. Daardoor is het van invloed op de gehele organisatie en hebben zowel de afdelingen financiën en vastgoed als een afdeling wonen belang bij de realisaties. Rapporteer dan ook duidelijk over de voortgang van de gekozen koers en haak collega’s tijdig aan als je vragen hebt of van gedachten wilt wisselen.
  
  

• Claim tijd in agenda’s

  Hierboven staan eenvoudige stappen maar in de praktijk zien we toch geregeld dat de start van een nieuwe vastgoedsturingscyclus wat gehaast aanvoelt. Waarom is dat en hoe voorkom je dat? De oplossing lijkt te simpel voor woorden: claim op tijd, ruimte in agenda’s. Iedereen heeft het druk en voor je het weet is het februari en moet je nog beginnen. Dan ben je eigenlijk al te laat, want het assetmanagement heeft alweer snel goede kaders nodig. De eerste stappen kun je al snel zetten. Werk met een duidelijke planning en zet het ruim op tijd in je eigen agenda en in die van collega’s. Het helpt natuurlijk wel als er een planning & control cyclus ligt die breed wordt nageleefd. Maar ook zonder kun je gewoon de juiste stappen inplannen. Waarom zou je wachten?

Ortec Finance faciliteert vastgoedsturing

Een jaarlijkse actualisatie van de vastgoedsturingstools (Ortec Finance SBI en AM) kan helpen bij het in beeld brengen van de voortgang van de strategische doelen van een corporatie. De realisaties van het afgelopen jaar worden verwerkt en de uitgangspunten doorgelicht. Ortec Finance ondersteunt corporaties al jarenlang bij het opstellen van (portefeuille)beleid voor de komende 10 tot 15 jaar. Je kunt gemakkelijk en snel transformatieopgaven doorrekenen en verschillende varianten met elkaar vergelijken op zowel financiële als maatschappelijke prestaties. Zo ben je in staat om de optimale strategie te kiezen, die financieel haalbaar is.

Wil je meer weten of ook zelf aan de slag met portefeuillemanagement? Neem dan contact op met je consultant of het secretariaat via info-rem@ortec-finance.com.