Sandra Berenschot (Mitros): Vastgoedsturing is iets van de hele organisatie

Vastgoedsturing kan met recht een van de belangrijkste corporatieprocessen genoemd worden. Het bepalen van de juiste strategie over het vastgoed is immers van levensbelang en zorgt ervoor dat huurders ook in de toekomst op goede huisvesting kunnen rekenen. Maar hoe doe je dat goed in een wereld die continu verandert? En misschien nog belangrijker; hoe blijf je het ook in de toekomst goed doen? CorporatieGids.nl sprak daarover met Sandra Berenschot, Business Analist bij Mitros.

Het steeds beter later stromen van de beleidsachtbaan is een van de belangrijkste uitdagingen als het gaat om vastgoedsturing, begint Sandra het gesprek. “Informatie uit de operatie nemen we mee in de bepaling van complexstrategieën en zetten we om naar beheerplannen. Al onze complexen hebben inmiddels zo’n plan met daarin opgenomen het facetbeleid. Alleen beschikken ze nog te weinig over specifieke complexinformatie, waardoor het nog niet als een gids fungeert die door alle disciplines wordt geraadpleegd. We werken momenteel hard aan het opnemen van meer informatie in deze beheerplannen, om daarmee de meerwaarde te vergroten.”

Ingewikkelde puzzel

“Het bepalen van de juiste strategie voor je vastgoed – waarin alle onderdelen van je maatschappelijke én financiële doelstellingen worden afgewogen – is voor mij de essentie van vastgoedsturing,” gaat Sandra verder. “Vervolgens moet je de gekozen strategie tot uitvoer brengen en je middelen zo efficiënt mogelijk inzetten. En dat is best een ingewikkelde puzzel. Bijvoorbeeld wanneer je de afweging maakt of het hogere maatschappelijk rendement het lagere financiële rendement rechtvaardigt.”

Resultaat

Door naast maatschappelijk rendement te sturen op financieel rendement, is Mitros steeds efficiënter gaan werken. “Hierdoor besparen we geld en kunnen we nog meer doen voor de huurder. In combinatie met de financiële ratio’s, hanteren we KPI’s op de verschillende onderdelen beschikbaarheid, betaalbaarheid en kwaliteit, en doen we klanttevredenheidsmetingen om te zien of we ons geld goed inzetten. Zo weten we wat het resultaat is van onze inspanningen.”

Minder te kiezen

Een overspannen woningmarkt zorgt ervoor dat vastgoedsturing geen eenvoudig klusje is, legt Sandra uit. “Vooral omdat er nu minder te kiezen valt, wordt het afstoten van complexen lastiger. Als je er niet genoeg voor terug kunt bouwen of aankopen, gaat dat ten koste van de beschikbaarheid en dat willen we niet. De uitdaging wordt daardoor alleen maar groter en kost meer geld.”

Vastleggen interieurrenovaties

Om die uitdaging aan te gaan is een goede kwaliteit van data essentieel. “Als je niet over de juiste informatie beschikt, kun je ook niet goed sturen. Uiteraard spelen de signalen uit de operatie hierin ook een belangrijke rol, maar bij 30.000 eenheden kun je niet alleen afgaan op geluiden. Dan heb je ook data nodig om je afwegingen te maken. Zo zagen wij de afgelopen jaren onze uitgaven aan interieurrenovaties toenemen. Veel verouderde interieurs hadden we in beeld, maar zeker niet allemaal. Wanneer zouden we bij zijn met renoveren? We wisten het niet aangezien we de status hiervan of het bouwjaar niet vastlegden. Hier hebben we in 2020 een inhaalslag in gemaakt en alle renovaties van de afgelopen twintig tot vijfentwintig jaar alsnog vastgelegd, waardoor we nu veel beter kunnen sturen.”

Datakwaliteit maximaliseren en borgen

Mitros heeft de ambitie uitgesproken om haar datakwaliteit te willen maximaliseren en borgen. Op de vraag wat dat precies inhoudt, vertelt Sandra: “Het beleggen van eigenaarschap en het maken van heldere afspraken zorgt voor betrokkenheid. Medewerkers weten waar ze aan toe zijn door het vastleggen van een heldere taakverdeling bij datavraagstukken. Hiermee leggen we een goed fundament voor het verbeteren van datakwaliteit.”

“Echter kunnen we het allemaal nog zo goed inrichten, we schieten er niets mee op als we niet de verantwoordelijkheid voelen om goed te registreren en onze rol vervullen bij het muteren en onderhouden van data. Daarom hebben we ook veel energie gestoken in het onderstrepen van het belang van een goede registratie. We hebben hiervoor een werkgroep Datakwaliteit in het leven geroepen, waar ik zelf onderdeel van uitmaak. Als werkgroep hebben we de behoefte uitgewerkt in een zes-lagen-principe en een communicatieplan. Dit passen we organisatiebreed toe bij het optimaliseren van datavelden.”

Ondersteunend en flexibel

Systemen hebben ook een grote rol in de ondersteuning van vastgoedsturing, gaat Sandra verder. “Daarbij is het erg belangrijk dat het systeem écht ondersteunend en flexibel is, en niet sturend. Het schuurt namelijk wanneer je spreekwoordelijk linksaf wilt, maar het systeem stuurt je naar rechts. Voor vastgoedsturing is het van belang om te weten of onze beslissingen juist zijn en of de uitvoering efficiënt verloopt. Daarvoor hebben we inzicht nodig in wat de gevolgen zijn van onze keuzes, om ook aan de voorzijde een weloverwogen keuze te kunnen maken. Om dit proces efficiënt te laten verlopen is het nodig om data op een gebruiksvriendelijke manier te kunnen ontsluiten en te gebruiken voor analyses. En daarnaast willen we onze afwegingen en keuzes goed uitleggen aan stakeholders, collega’s en huurders. Dit alles kan niet zonder goed ondersteunende en integere systemen.”

Onderbouwde keuzes

“We maken hiervoor sinds begin van dit jaar gebruik van SAM, de Strategie- en Assetmanagementtool van Ortec Finance. Hierin bepalen we onze wensportefeuille en op complexniveau maken we voorstellen voor investeringen. Dit stelt Mitros in staat haar maatschappelijke opdracht te vertalen naar bewuste en onderbouwde keuzes voor haar portefeuille. Hierdoor zijn we beter in staat om onze plannen te realiseren en verbeteren wij onze efficiency en effectiviteit.”

Vastgoedsturing is van iedereen

De menselijke factor van vastgoedsturing blijft volgens Sandra groot. “We zeggen binnen Mitros weleens; assetmanagement is van het assetmanagementteam maar vastgoedsturing is van ons allemaal. In dat laatste zit nog wel wat verbeterpotentieel. Het is daarvoor belangrijk dat iedereen weet hoe hij of zij hieraan zijn steentje kan bijdragen. Daarvoor hebben we binnen Mitros in de eerste plaats het assetmanagementteam dat dit uitdraagt. Zelf maak ik hier ook onderdeel van uit. We blijven vertellen wat vastgoedsturing inhoudt, wat het belang daarvan is en dat de bijdrage van de buurtbeheerder net zo groot is als die van de assetmanager. Hiermee willen we de verbinding bereiken én houden. Juist de dagelijkse samenwerking tussen de verschillende onderdelen moet leiden tot betere vastgoedsturing.”

Meer inzicht

Met de ondersteuning van SAM wil Mitros de komende jaren nog meer gaan sturen op haar financiële en maatschappelijke rendement. Sandra: “We hebben daarbij een scope van vijftien jaar. Doordat we het directe rendement per complex over deze periode in beeld kunnen brengen, krijgen we meer inzicht in welke strategie passend is. Ook werken we eraan om de voorspelbaarheid op complexniveau te vergroten. We willen maximaal vijf procent afwijking tussen de realisatie en begroting. Hiervoor brengen we onze datakwaliteit naar een hoger niveau.”

“En daarnaast willen we de wijkgerichte benadering meer tot uiting laten komen bij vastgoedsturing. Daarvoor zijn we onder andere druk met de doorontwikkeling van onze wijkvisies. Zo hebben we bij Mitros voldoende uitdagingen op zowel de inhoud als dat vastgoedsturing nog meer organisatiebreed geadopteerd wordt.”

Bron: CorporatieMedia, Foto: Mitros

Interesse in TMS?

Wil je meer weten over TMS of een demo aanvragen? Neem daarvoor contact op met Pieter Postma via onderstaande contactgegevens.