Ontwikkelingen in vastlegging en actualisatie vastgoedgegevens

Ortec Finance lanceerde tijdens de instructiemomenten onlangs officieel het vernieuwde TMS. Een nieuwe webapplicatie ten behoeve van het taxatiemanagement voor corporaties. Vanaf de waarderingsronde 2021 maken alle 150 corporaties die voor de marktwaardering TMS in huis hebben, gebruik van het vernieuwde TMS.

In dit artikel bespreken we de ontwikkelingen rondom de vastlegging en de actualisatie van de vastgoedgegevens in TMS. Hoe worden de vastgoedgegevens in TMS vastgelegd? Welke wijzigingen zijn er in de vastlegging doorgevoerd, en waarom? En wat zijn de mogelijkheden omtrent de controle en plausibiliteit van de vastgoedgegevens? De antwoorden vind je hieronder terug.

Hoe komt de vastgoedregistratie in TMS web tot stand en wat is hierin veranderd?

Ortec Finance heeft diverse webapplicaties voor de vastgoedsector beschikbaar; SAM en AVM zijn hier voorbeelden van. Daar is dit jaar een nieuwe webapplicatie bijgekomen: TMS.

Om het vastgoed voor al deze webapplicaties te registreren, te actualiseren en te controleren, wordt een gezamenlijke database genaamd ‘Vastgoedregistratie’ (hierna: VGR) gebruikt. Het bestaan van één centraal systeem draagt bij aan het bevorderen van de kwaliteit en consistentie van de data die wordt gebruikt in de Ortec Finance applicaties.

In VGR worden de vastgoedgegevens per prijspeilmoment vastgelegd. Verschillende webapplicaties van Ortec Finance (vooralsnog SAM en TMS) kunnen vervolgens worden gevoed met deze vastgoedgegevens. Door de vastgoedgegevens in één systeem in te lezen, kunnen afwijkingen in de vastgoedgegevens tussen de verschillende webapplicaties worden voorkomen en daarmee wordt naast de kwaliteit van de data, ook het gebruikersgemak van deze dataregistratie verbeterd.

Voor TMS geldt dat de vastgoedgegevens direct, via het onderdeel ‘Vastgoedgegevens’ in de applicatie kunnen worden ingelezen zonder tussenkomst van VGR. De vernieuwde, in TMS ingelezen, vastgoedgegevens worden dan eveneens opgeslagen in VGR.

Welke wijzigingen zijn er in de vastlegging doorgevoerd, en waarom?

De importtemplate voor TMS is vereenvoudigd. Waar de template eerst bestond uit meerdere tabbladen per vastgoedcategorie, bestaat de template nu nog maar uit twee tabbladen. Via de tabbladen ‘Complexgegevens’ en ‘VHE gegevens’ wordt alle relevante data ten aanzien van de marktwaardering uitgevraagd en vastgelegd. Dit betekent dus concreet dat op het eerste tabblad alle complexgerelateerde gegevens worden vastgelegd en op het tweede tabblad alle VHE-gegevens worden geregistreerd. Voor de complexgerelateerde gegevens werd in het oude TMS al gebruik gemaakt van één tabblad, voor de VHE-gegevens is dit nieuw.

Een groot voordeel van het samenvoegen van de VHE-gerelateerde tabbladen is, dat slechts één tabblad hoeft te worden gevuld. Op deze manier kunnen alle verhuureenheden eenvoudig bij elkaar worden opgeteld. Vaak zijn de gegevens in het primaire systeem gebundeld, waardoor geen uitsplitsing meer hoeft te worden gemaakt.

Als gevolg van de samenvoeging van de tabbladen moet je er rekening mee houden dat het gebundelde tabblad uit meerdere kolommen bestaat, die niet altijd voor elke verhuureenheid gevuld hoeven te worden: sommige vastgoedgegevens zijn enkel voor een deel van het vastgoed noodzakelijk. In de template wordt, door middel van kleurcodes, aangegeven wanneer dit aan de orde is.

Wat zijn de mogelijkheden omtrent de controle en plausibiliteit van de objectgegevens?

De kwaliteit van data is zeer belangrijk. Indien de kwaliteit van de vastgoedgegevens niet goed is, dan leidt dit tot een niet plausibele marktwaarde: de marktwaarde is minder representatief voor de werkelijke situatie.

In TMS is het om die reden dan ook mogelijk om de data die wordt geïmporteerd, te controleren en te beoordelen op kwaliteit. Hierbij wordt een onderscheid gemaakt tussen de controle van de data ten opzichte van een benchmark binnen een tijdvak en de controle van data ten opzichte van een jaar eerder. Voordat wordt overgegaan tot de waardering, worden uitschieters ten opzichte van de door ons gestelde bandbreedtes middels een rapport in kaart gebracht. Zo bestaat de mogelijkheid om direct na import een eerste controle te doen op de vastgoedgegevens.

Hoe start je met de actualisatie?

In het vierde kwartaal van ieder jaar staat het actualiseren van de vastgoedgegevens ten behoeve van de marktwaardering voor het volgende jaar centraal. De reeds bestaande TMS template met de vastgoedgegevens van het huidige jaar, of een lege template, kan hiervoor als basis worden gebruikt. Die template kan je zoals gebruikelijk vanuit TMS exporteren naar Excel, waarna je kan starten met de actualisatie. Na de actualisatie van de vastgoedgegevens kan de template in TMS onder een passende naam (bijvoorbeeld ‘prijspeil Q4 2021”) worden ingelezen om zo de datacontroles uit te voeren. Een goede controle van de vastgoedgegevens vooraf, zal de kwaliteit van de marktwaardering ten goede komen.

Vragen?

Heb je naar aanleiding van dit artikel nog vragen of wil je meer weten? Neem dan contact op met je Ortec Finance contactpersoon of met Pieter ten Holter via onderstaande contactgegevens.