Presenteren van complexbeleid aan de organisatie

In de laatste maanden van het jaar staat voor veel corporaties het vaststellen van de meerjarenbegroting op de agenda van het MT en de RvC. In dit artikel leest u hoe SAM Presentatie en Bryder u hierin kunnen ondersteunen.

Uw organisatie goed geïnformeerd

Belangrijke input voor de meerjarenbegroting zijn de complexstrategieën en het bijbehorende complexbeleid zoals dat is opgesteld door het assetmanagement. Vaak betekent het vaststellen van de meerjarenbegroting dat daarmee ook de complexstrategieën en –beleid zijn vastgesteld. De volgende stap is ervoor te zorgen dat de organisatie de inhoud van de strategieën en het beleid makkelijk en snel terug kan vinden. Als dit niet georganiseerd is, loopt de corporatie het risico dat medewerkers niet op de hoogte zijn van de beleidskeuzes rondom een complex en bijvoorbeeld bij een mutatie werkzaamheden uitvoeren die niet aansluiten bij de vastgestelde complexstrategie. Dit kan ertoe leiden dat medewerkers in de uitvoering van het beleid op verschillende plekken hun informatie moeten ophalen en daardoor niet op een prettige manier hun werk kunnen doen.

SAM maakt presenteren van complexbeleid eenvoudig

Het presenteren (of ontsluiten) van complexbeleid naar de organisatie is in technische zin eenvoudig te regelen. Als je gebruik maakt van SAM, krijg je daar SAM Presentatie bij. Hiermee ontsluit je het vastgestelde complexbeleid automatisch via een koppeling vanuit SAM  naar een webapplicatie die bereikbaar is voor de hele organisatie. Je presenteert hiermee het complexbeleid overzichtelijk in 3D. Bij elk complex zie je het in SAM vastgestelde beleid. 

Daarnaast biedt de export vanuit SAM de mogelijkheid om de complexstrategieën en –beleid in het primaire systeem te zetten. Medewerkers die vanuit het primaire systeem de strategie van een eenheid of complex willen opzoeken kunnen bovendien via een deeplink direct doorlinken naar het juiste complex in SAM Presentatie.

Procesmatige aandachtspunten

Waar de techniek goede oplossingen biedt, zijn er procesmatig wel enkele aandachtspunten waarvan het goed is om er over na te denken voordat het beleid wordt ontsloten. Drie belangrijke aandachtspunten zijn:   

• Moment van vaststellen

  Het klinkt logisch: we ontsluiten alleen vastgesteld beleid. Desondanks is het goed om intern te bepalen wanneer beleid ook daadwerkelijk als vastgesteld wordt beschouwd. Is dat het moment waarop het assetmanagement de complexstrategieën en het bijbehorende complexbeleid heeft bepaald, dit ter toetsing aan het portefeuillemanagement heeft voorgelegd en goedkeuring heeft gekregen? Is dit het moment waarop het MT goedkeuring heeft gegeven aan de meerjarenbegroting, waarin de keuzes van het assetmanagement zijn verwerkt? Of praten we pas over vastgesteld beleid als de RvC de meerjarenbegroting heeft goedgekeurd?
  
  Let hierbij ook de doorlooptijd: hoe meer tijd er zit tussen het bepalen van complexbeleid en het vaststellen ervan, hoe groter de kans is dat er mutaties in de voorraad plaatsvinden en dat er nog gehandeld wordt volgens het vigerende complexbeleid. Bijvoorbeeld: als het assetmanagement heeft bepaald dat de verkoopvijver wijzigt, waardoor een complex van de verkooplijst wordt afgehandeld, dan moet voorkomen worden dat bij een mutatie een woning uit dit complex alsnog verkocht wordt. 
   

• Detailniveau

  In dit artikel is al een paar keer de term “complexstrategieën en het bijbehorende complexbeleid” aangehaald. Beide zijn van belang: de complexstrategie bepaalt wat er met het complex moet gebeuren (doorexploiteren, investeren, verkoop, sloop al dan niet gevolgd door nieuwbouw). Hierbij hoort ook passend complexbeleid, zodat bijvoorbeeld duidelijk is welk planmatig en niet-planmatig onderhoud moet worden uitgevoerd en welk huurbeleid past bij de complexstrategie. Beide (complexstrategie en -beleid) moeten ontsloten worden naar de organisatie, zodat men in de praktijk met de informatie uit de voeten kan. Dit betekent dat het juiste detailniveau gekozen moet worden. Voor het bepalen van het juiste detailniveau is het waardevol om met de medewerkers die belast zijn met de uitvoering van het beleid te bespreken welke informatie zij nodig hebben om hun werk goed te kunnen doen.
  
  

• Terugkoppeling

  Als medewerkers hebben bijgedragen aan het bepalen van het complexbeleid bijvoorbeeld tijdens complexsessies, dan is het fijn voor hen om te weten wat er met hun input is gedaan en tot welke beleidskeuzes dit heeft geleid. Hoewel de beleidskeuzes inzichtelijk kunnen worden gemaakt door ze te ontsluiten bijvoorbeeld in SAM Presentatie, is het voor het draagvlak goed om ook te zorgen voor een persoonlijke terugkoppeling. Op die manier krijgen medewerkers niet alleen via het systeem een terugkoppeling maar ook via degene die de input heeft verwerkt tot complexbeleid en meer kan vertellen over de afwegingen.

Meer weten over ontsluiten van beleid?

SAM presentatie is een onderdeel van Bryder en richt zich specifiek op het ontsluiten van complexstrategieën en -beleid. Met Bryder maak je naast het vastgestelde beleid ook andere vastgoedgerelateerde informatie eenvoudig toegankelijk voor de organisatie. 

Wil je meer  weten over het ontsluiten van beleid via SAM Presentatie of Bryder? Neem dan contact op met Daan van den Berg via support@bryder.com. Wil je meer weten over SAM? Neem dan contact op met Pieter Postma via Pieter.Postma@ortec-finance.com.