Stakeholdersbijeenkomst als fundering voor breedgedragen plannen voor de toekomst

Portefeuillestrategie

Vincio houdt sinds 2019 de stakeholdersbijeenkomsten, blikt Elisabeth terug: “Daarbij zoomen we iedere twee jaar in op een bepaald thema. Dit jaar was dat onze portefeuillestrategie. Het interessante is dat we over belangrijke thema’s, zoals betaalbaarheid, beschikbaarheid, duurzaamheid, behoud van erfgoed en wonen en zorg, veelal hetzelfde dachten. Echter kom je door het contact iedere keer weer tot nieuwe inzichten waardoor je je eigen koers kunt aanscherpen om elkaar te versterken.”

Plannen herzien

Het koppelen van de bijeenkomst aan het portefeuilleplan van Vincio Wonen was geen toeval, vertelt Elisabeth: “Er hebben verschillende veranderingen plaatsgevonden. Zo richtten we ons in het vorige plan vooral op de sociale prijsklasse, maar is er nu weer de mogelijkheid om te investeren in middenhuur woningen. Ook zijn een aantal sloop-nieuwbouwprojecten aangemerkt die invloed hebben op de portefeuille. Als laatste waren de regio’s Heerlen en Brunssum eerst aangeduid als krimpregio, maar zijn dit nu groeiregio’s. Zulke veranderingen vragen dat je de plannen herziet en de partners die belangrijk zijn in dat proces meeneemt. Grote wijzigingen wil je vanaf het begin met hen bespreken.”

Contact stimuleren

Om te zorgen dat de stof tijdens de dag niet te droog is, wordt op een speelse wijze het contact gestimuleerd. Sjraar daarover: “Normaliter heb je een voorstelrondje waar iedereen vertelt wat zijn of haar functie is. Dat hebben we uitgebreid met een grote knot wol. Nadat iemand zichzelf heeft geïntroduceerd, loop je naar iemand toe met wie je vaak contact hebt en geef je de knot aan die persoon. Zo ontstaat een wirwar aan verbindingen waardoor de complexiteit waarmee we te maken hebben veel beter inzichtelijk wordt, wat voor begrip zorgt.”

Bevestiging van de koers

Op de vraag wat de dag Vincio Wonen oplevert, zegt Sjraar: “Als je het goed hebt ingeschat, krijg je een bevestiging van de koers die je op papier hebt gezet. Je hoort dat je plannen aansluiten bij wat je partners van plan zijn en dat de neuzen dezelfde kant opstaan. Daarnaast is het goed om te zien wat de belangrijke nuances zijn voor onze partners. Die nemen we mee in de volgende versie van het portefeuilleplan. Een voorbeeld is de nadruk die we eerst legden op panden met erfgoedwaarde. Uit de bijeenkomst bleek dat er vaak luide stemmen waren die zich hier hard voor maakten, maar niemand bereid was om er geld aan uit te geven. Dat relativeert het belang enorm. Een ander voorbeeld zijn de veranderende kosten van het zorglandschap, die ervoor zorgen dat het voor ons lastiger is om samen met een partner een project op te zetten. Als organisatie maken we daarom een pas op de plaats en kiezen we er bewust voor eerst met andere projecten aan de slag te gaan.”

Jip-en-janneketaal

Bij het organiseren van de stakeholdersbijeenkomst heeft Vincio Wonen samengewerkt met Ortec Finance, zegt Elisabeth: “Hun consultant, Annique Verkoeijen, was in staat om de complexe materie van ons portefeuilleplan in Jip-en-janneketaal uit te leggen, zodat het voor iedereen te begrijpen was. Dat is best een uitdaging omdat het onderwerp – zeker voor de groep buiten de sector – erg lastig kan zijn. Vervolgens is Ortec Finance in staat om met hun scenario’s de effecten van een wijziging te laten zien, zodat je kunt simuleren welke plannen aansluiten bij wat je wilt bereiken en wat je hiervoor wilt betalen. Een voorbeeld hiervan was het voorstel om de huren met één procent minder te verhogen. Dat lijkt een kleine kostenpost, maar als je dat uitsmeert over een periode van twintig of dertig jaar waarbij uitgegaan wordt van huurverhoging op huurverhoging, dan heb je het over miljoenen die je misloopt. De corporatie heeft dan minder geld voor verduurzaming, renovatie of nieuwbouw.”

Fundering voor breedgedragen plannen

Collegacorporaties die ook interesse hebben in het houden van een stakeholdersbijeenkomst worden door Vincio Wonen van harte uitgenodigd om de volgende bij te wonen, sluit Sjraar af: “We hebben gemerkt dat een paar zaken ons enorm hebben geholpen. Bijvoorbeeld het persoonlijk maken van de bijeenkomst door het bij ons op kantoor te houden en medewerkers mee te laten helpen in de hosting, in plaats van catering regelen in een Van der Valk-hotel. Zo laat je zien wie je bent en straal je je eigen identiteit uit. Daarbij is het belangrijk dat je goed nadenkt over een centraal thema en welke partners daarbij passen. Dat hoeven niet alleen managers te zijn, maar kunnen ook collega’s op ambtelijk niveau zijn, contactpersonen bij ketenpartners of degene die namens ons de telefoon opneemt bij reparatieonderhoud. Iedereen heeft een rol in het proces, dan is het niet meer dan logisch dat iedereen hiervoor wordt uitgenodigd. Zo creëer je een ongedwongen sfeer waardoor mensen zich makkelijker uitspreken en beter de verbinding leggen. Dat is een heel goede fundering om uiteindelijk tot breedgedragen plannen te komen voor de toekomst.”

Meer over de stakeholdersbijeenkomst

Bekijk ook: Betrek stakeholders bij het maken van beleidskeuzes.

Heb je hulp nodig bij het organiseren van een stakeholdersbijeenkomst? Neem daarvoor contact op met Annique via onderstaande contactgegevens.