Gemeente Zoetermeer over de implementatie van OrtaX

"Verschillende softwareleveranciers verzorgden een demonstratie om ons te overtuigen van hun waarderingsapplicatie. Uiteindelijk werd OrtaX de winnaar."

‘Om te komen tot een keuze hebben we een Europese aanbesteding gedaan’, vervolgt Xavier. ‘Welke partijen zijn er op de markt en wat hebben ze te bieden? Wat vinden we belangrijk en waar moeten we aan voldoen? Ons eisen- en wensenpakket hebben we uitgezet, waarbij verschillende softwareleveranciers een demonstratie hebben verzorgd om ons te overtuigen van hun waarderingsapplicatie. Uiteindelijk is OrtaX hier als winnaar uitgerold.’

En hoe zag het implementatieproces eruit?

‘In juni 2022 zijn we met de implementatie van OrtaX gestart, vervolgt Xavier. ‘Om het implementatietraject succesvol te laten verlopen, zijn een werkgroep en stuurgroep opgericht met daarin diverse collega’s van de Gemeente Zoetermeer en Ortec Finance.

Het doel was om op 1 januari 2023 alle 60.000 objecten van de Gemeente Zoetermeer via de waarderingsapplicatie te kunnen waarderen. Tijdens de implementatie zou de focus op de juiste inrichting van de gegevens en een goede ordening van meerdere deelprocessen liggen. Dit met als resultaat om na afronding van het implementatietraject direct zelfstandig aan de slag te kunnen met de waarderingsapplicatie.’

Migratieproces van de gegevens

Xavier: ‘Na de kick-off bijeenkomst stond het migratieproces van onze gegevens centraal. In het verleden zijn bepaalde keuzes gemaakt over de wijze van waarderen en de opbouw van de taxatie. Daar hebben we met elkaar nieuwe kaders voor opgesteld, om zo tot een uniforme kwaliteit van de gegevens te komen en een betere aansluiting op de waardes te vinden.’ ‘Daarnaast stonden we stil bij praktische inrichtingsvraagstukken’ vervolgt Xavier. ‘We gingen aan de slag met de vormgeving van een database waarin al onze gegevens zouden staan, maar welke werkafspraken wilden we nou maken als de Gemeente Zoetermeer? Denk hierbij bijvoorbeeld aan het beheren van de objectkenmerken. Wilden we het beheer in de belastingapplicatie of in Ortax oppakken, welke applicatie zou leidend zijn voor welk gegeven? Daarnaast stelden we als voorwaarde dat er een koppeling zou zijn tussen beide applicaties vanuit 'proven technology.'

"De flexibiliteit van OrtaX én constructieve implementatie tezamen met Raymond Havekes heeft geleid tot duidelijke keuzes met een goede en volledige migratie van de gegevens als gevolg."

Ervaring als OrtaX gebruiker

Xavier: ‘Een groot voordeel is dat ik vanuit mijn werkverleden veel ervaring heb opgedaan vanuit de proceskant. Ik weet dus als geen ander hoe je OrtaX goed kunt gebruiken. OrtaX is heel flexibel en daardoor zijn er veel mogelijkheden. Tijdens een implementatietraject is het belangrijk om te weten wat je wilt inrichten, zodat de applicatie zo goed mogelijk kan worden benut in de kracht en dat je afstemming kan zoeken met de interne processen. Alles waar ik in het verleden persoonlijk tegenaan ben gelopen, kon ik meenemen en daarop inspelen, op voortborduren en waar nodig andere keuzes maken. Ik vond het prettig om de implementatie met Raymond Havekes van Ortec Finance op te pakken, een goede sparringspartner voor een succesvolle implementatie. Dit heeft geleid tot duidelijke keuzes, met een goede en volledige migratie van de gegevens als gevolg. Alle gegevens, tot aan de documenten en notities toe, zijn meegenomen. Ook voor drie historische jaren kunnen we de waarderingsapplicatie nog inzetten.’

Overgang SaaS omgeving

‘Naast de migratie en optimalisatie van de gegevens, hadden we nog een extra ‘uitdaging’: de overgang naar de SaaS omgeving van Ortec Finance. De gemeente Zoetermeer mocht als eerste klant gebruik gaan maken van deze nieuwe omgeving’, vertelt Xavier. ‘Logischerwijs hadden we hier en daar te maken met wat opstartproblemen. Met name de informatieuitwisseling met de SaaS omgeving van Ortec Finance was soms niet even handig en efficiënt voor ons. Hierbij zijn we zoekende geweest hoe we op een veilige manier en met de juiste rechten, toch de noodzakelijke bestanden tussen onze omgevingen konden uitwisselen.’

"Na een voorspoedig implementatieproces en inrichting van de processen zijn we nu in staat om direct de bezwaarafhandeling in Ortax uit te voeren, zonder kinderziektes."

Doorlooptijd

Xavier: ‘Het implementatieproces is vrij vlot verlopen. Na de kick-off bijeenkomst in juni 2022, vond medio oktober de eerste oplevering plaats. Het was vanaf dit moment mogelijk om de eerste waarderingen voor de woningen zelfstandig uit te voeren. Vervolgens zijn we aan de slag gegaan met de courante niet-woningen. Hierbij werkten we met deelopleveringen, om de voortgang te kunnen bewaken.’

‘Hier en daar ging er weleens iets mis met een object, of liepen we ergens tegenaan waardoor we niet verder konden’, vervolgt Xavier. ‘Gelukkig konden we altijd direct met Raymond schakelen. Dit heeft er dan ook toe geleid dat we tot een beschikkingspercentage van 99% zijn gekomen. De processen zijn zoals we op voorhand met elkaar hadden uitgedacht, ingericht. Hierdoor waren we in staat om direct de bezwaarafhandeling in Ortax uit te voeren, zonder kinderziektes.

"OrtaX ken ik als een kwalitatief product vanuit het verleden, maar de ‘stabiele betrouwbare partner zijn’ daar moet meer aan worden gewerkt. Door met elkaar in verbinding te staan, blijven we op de hoogte van de wederzijdse ontwikkelingen en houden we onze relatie gezond."

Terugblik en aandachtspunten

Xavier: ‘Wij zijn erg tevreden over de implementatie. We kregen de aandacht en tijd die we nodig hadden, inclusief een stukje nazorg. Nu de implementatie is afgerond, willen we blijvend ondersteund worden op de momenten dat wij dat nodig achten. We willen gehoord worden bij de serieuze wensen die we indienen. We vinden dat Ortec Finance in het traject na de implementatie verbeteringen kan en moet doorvoeren, zeker omdat Ortec Finance staat voor kwaliteit, stabiliteit en betrouwbaarheid.’

Xavier vervolgt: ‘OrtaX ken ik als een kwalitatief product vanuit het verleden, maar de ‘stabiele betrouwbare partner zijn’ daar moet meer aan worden gewerkt. Communicatie is erg belangrijk, zodat klanten weten waar ze aan toe zijn: wanneer worden de prioriteiten bepaald en wanneer kunnen we een volgende release verwachten? De persoonlijke benadering zoals we die in het implementatietraject zagen, hopen we ook snel te zien in de reguliere ondersteuning. Dit betekent wat ons betreft dat meldingen die we via de helpdesk indienen, tijdig worden opgepakt en dat de relatie - bijvoorbeeld via de accountmanager - wordt onderhouden en wordt uitgebouwd. Zo blijven we met elkaar in verbinding staan, blijven we op de hoogte van de wederzijdse ontwikkelingen en kunnen we onze relatie gezond houden.’