OrtaX vervult de wens voor vernieuwende en moderne waarderingsapplicatie

Om te komen tot een goede waardering, is ondersteuning van goede software essentieel. Daarom koos Gemeente Westland in 2024 voor OrtaX. Wat gaf voor de gemeente de doorslag, hoe helpt het hen de unieke uitdagingen van het Westland aan te vliegen en wat heeft het gebruik tot dusver opgeleverd? Een gesprek daarover met WOZ-coördinator Paola Kamerling.

Gemeente Westland heeft een unieke ligging tussen de hofstad Den Haag en de grootste havenstad van Europa: Rotterdam,” begint Paola het gesprek. “Wij staan daarnaast bekend om ons enorme glastuingebied, wat ons echt uniek maakt als gemeente. Dit heeft invloed op het waarderen van bijvoorbeeld tuinbouwbedrijven en de bijbehorende kassen. Daarom hebben we onder andere een apart kassenmodel ingericht in onze waarderingssoftware, om dit zo goed uit te kunnen voeren.

Aansluiten op behoeften waarderingsapplicatie

De gemeente had al jaren de wens om haar oude waarderingsapplicatie te vernieuwen en moderniseren, blikt Paola terug. “We wilden onder andere meer mogelijkheden in een nieuwe applicatie, die continu aangepast en verbeterd zou worden zodat het steeds beter aansluit op onze behoeften. We hebben daarom in 2023 een leveranciersselectie uitgevoerd. Op basis van onze eisen en wensen hebben we gekeken naar de mogelijkheden die iedere applicatie ons kon bieden. OrtaX scoorde hierin heel goed. Het is een overzichtelijke applicatie met een soort Excel-achtige werkwijze, wat ons veel opties en overzicht geeft voor het waarderingsproces.

Implementatie OrtaX

Halverwege april 2024 was de kick-off van het implementatietraject. Paola over die periode: “Na de technische oplevering en functionele inrichting was het tijd voor de datamigratie en enkele trainingsdagen voor de collega’s die met de software aan de slag gaan. Uiteindelijk is daarbij de grootste uitdaging om het systeem jezelf eigen te maken. Een enkele cursusdag geeft informatie over de applicatie op hoofdpunten, maar als ermee gewerkt gaat worden komen eigenlijk pas de uitdagingen of verschillen met de oude werkprocessen naar voren. Je loopt dan tegen zaken aan die misschien nog niet goed zijn verwerkt of waar je zelf nog niet bij stil had gestaan. Hierdoor zijn we wat later dan gepland begonnen met het waarderingsproces, maar zijn we goed begeleid door Ortec Finance. Ook na de datamigratie en ingebruikname van OrtaX hebben we veel contact met hen gehouden over lopende zaken waardoor eventuele hobbels konden worden beslecht.

Optimalisatieslag

Voor de Gemeente Westland is het belangrijk om zoveel mogelijk binnen OrtaX te kunnen werken, waarbij zo min mogelijk geswitcht wordt naar andere applicaties. Paola: “In overleg met Ortec Finance hebben we daarom bepaald welke kenmerken leidend zouden zijn en hebben we nagedacht over veranderingen in het werkproces. Een voorbeeld daarvan is het bijgebouwenmodel dat opnieuw onder de loep is genomen waarbij er nu direct gekeken wordt naar onderdelen uit het verleden die je misschien niet meer wilt gebruiken. Zo heeft er bij de implementatie direct een optimalisatieslag plaatsgevonden.

SaaS-omgeving

De komst van OrtaX betekent voor de Gemeente Westland ook dat het waarderingsproces voor het eerst wordt uitgevoerd binnen een SaaS-omgeving (Software as a Service). “Dat past binnen de trend dat we als gemeente steeds meer kiezen voor SaaS-oplossingen,” legt Paola uit. “We willen altijd en overal kunnen inloggen en ons werk kunnen doen, wat SaaS mogelijk maakt. De keuze voor OrtaX past perfect in die strategie.

Collega’s betrekken

Om medewerkers mee te nemen in het gebruik van de nieuwe applicatie, heeft de Gemeente Westland bewust gekozen voor een projectgroep met leden vanuit diverse posities binnen het team Belastingen en Geobasis Registraties. “Op die manier betrek je de collega’s die zich bezighouden met waarderingen zoveel mogelijk bij de nieuwe applicatie, en maak je het een project van iedereen. Ook is er een kick-offmoment voor het gehele team geweest en hebben we zoveel mogelijk relevante collega’s bij de cursusdagen betrokken.

De eerste reacties na livegang waren dan ook heel positief. Natuurlijk is het een nieuwe applicatie waarbij het even duurt voordat iedereen het helemaal in de vingers heeft, maar je ziet direct dat er bijvoorbeeld veel meer mogelijkheden in de software zitten. We verwachten dan ook dat we de komende jaren er steeds meer uithalen.

Winst

Op de vraag wat de komst van OrtaX tot dusver heeft opgeleverd, vertelt Paola: “We zijn gestart met het herwaarderingsproces. Wat direct bleek is dat OrtaX een heel mooi overzicht geeft van de te waarderen objecten, en tegelijkertijd mogelijkheden biedt om het proces aan te kunnen passen. Zo kunnen we makkelijk inspelen op veranderende wensen of nieuwe wet- en regelgeving, en het proces aanvliegen op de manier die volgens ons het beste werkt.

Goede positie om uit te breiden

“Met de komst van OrtaX hebben we een fundament gelegd voor het waarderingsproces richting de toekomst,” sluit Paola het gesprek af. “Dat geeft ons een goede positie om steeds meer uit te breiden. Zo willen we in de toekomst nog diverse zaken in de modellen optimaliseren. Denk aan het CNW-model, het woningmodel en zoekstructuren. Ook willen we gebruik gaan maken van de extra module Modelmatig Waarderen en Modelmatig Controleren (MWMC) van Ortec Finance, waarmee je in een oogopslag snel opvallende resultaten ziet die je vervolgens kunt controleren. Zo stelt OrtaX ons in staat om steeds meer uit het waarderingsproces te halen.

Meer over OrtaX?

• Consistente WOZ-waardering
• OrtaX In Bewerking (IBW)

Vragen over of interesse in OrtaX?