WALS Dashboard: controletijd inruilen voor analysetijd

Gebruik van het WALS Dashboard

Als onderdeel van WALS kunnen corporaties gebruik maken van de basisfunctionaliteit van het WALS Dashboard. Via de WALS SaaS-omgeving geef je aan welke beleidsvariant je in het WALS Dashboard wilt tonen en waarmee je deze variant wilt vergelijken. Aanvullend hierop bestaat ook de mogelijkheid om via het WALS Dashboard Pro meer mogelijkheden te krijgen, denk hierbij aan de vergelijking met meerdere varianten of de mogelijkheid om in te zoomen op het niveau van de vastgoedtypering. Zayaz maakt van deze aanvullende mogelijkheden gebruik. Wij vroegen Caline en Han om toe te lichten hoe het WALS Dashboard bij Zayaz wordt ingezet.

“Wij maken jaarlijks een kaderbrief met een aantal kaders waarop wij de begroting toetsen. Gedurende het gehele begrotingproces hebben we het WALS Dashboard voor de toetsing ingezet. We hebben het WALS Dashboard gebruikt om te beoordelen of het cijfermatig allemaal past. Schieten we niet uit de bocht? Moet er ergens een bijstelling plaatsvinden?”

Caline Domensino, Strategisch Financieel Adviseur bij Zayaz

‘In WALS kijk je echt naar de cijfers’, vertelt Han. Hij vervolgt: ‘In een bepaalde rol wil je dat niet meer en daar komt het WALS Dashboard om de hoek kijken. Je wilt, zeker als controller, logische lijnen ontdekken. Door de resultaten van boven naar beneden - top-down - te bekijken en zo te beoordelen of er afwijkingen zijn, kun je veel strategischer bekijken wat er gebeurt.

Caline: ‘Wij maken jaarlijks een kaderbrief met een aantal kaders waarop wij de begroting toetsen. Gedurende het gehele begrotingproces hebben we het WALS Dashboard voor de toetsing ingezet. Dus ook bij overleggen over tussenversies van de begroting, bijvoorbeeld bij de eerste deelbegroting in juli en recent bij de 95%-begroting. We hebben het WALS Dashboard gebruikt om te beoordelen of het cijfermatig allemaal past. Schieten we niet uit de bocht? Moet er ergens een bijstelling plaatsvinden?’

Het WALS Dashboard maakt duidelijk of de geselecteerde beleidsvariant binnen de beschouwingsperiode voldoet aan de externe normen. Hoe hoog zijn de financiële ratio’s op hun slechtste punt binnen die periode? Daarnaast worden de gemiddelde operationele, investerings- en financiële kasstroom per jaar uiteen gezet.

Caline vervolgt: ‘Door de ratio’s te bestuderen, kunnen we beoordelen wat er dit jaar is uitgekomen en hoe dit zich verhoudt ten opzichte van het voorafgaande jaar. Het is heel verhelderend om in te kunnen zoomen op de kasstromen en de begeleidende grafieken geven snel een duidelijk beeld’. Han vult aan: ‘We zetten het WALS Dashboard graag in als plausibiliteitscheck. Wat gebeurt er als de rente wordt verhoogd of als we meer gaan lenen? Je kunt makkelijk zeggen of een ontwikkeling plausibel is of niet en je kunt echt van grof naar fijn werken.’ ‘Dit jaar gebruiken we het WALS dashboard voor het eerst, dus we hebben ook de tijd genomen om te ontdekken en te kijken wat het allemaal kan’, zegt Caline. Ze vervolgt: ‘We denken dat we het WALS dashboard in de nabije toekomst voor nog meer doeleinden kunnen en willen gebruiken’.

Belangrijke analyseverschillen ten opzichte van vorig jaar

Zowel WALS-gebruikers als collega’s kunnen het WALS Dashboard via een reguliere webpagina bezoeken. Na het inloggen kom je direct op de belangrijkste pagina van het dashboard terecht. Via een eenvoudige bediening kun je vervolgens verder inzoomen op verschillende aspecten.

“Je kunt met het WALS Dashboard relatief eenvoudig scenario’s tegen elkaar wegzetten, denk aan de oude begroting, de nieuwe begroting en vervolgens daar nog een risicoscenario over heen. Je kunt de scenario’s vervolgens grafisch weergeven en daarmee komt de analysekracht naar voren.”

Han Meertens, Business Controller bij Zayaz

‘Met een druk op de knop heb je alles’, vertelt Caline. ‘Ten opzichte van vorig jaar willen we niet perse iets anders analyseren, maar het kost minder tijd en het is daarmee makkelijker en eenvoudiger om de begroting te doorgronden.’ Caline vervolgt: ‘Zonder het WALS Dashboard moet je eigenhandig tabellen overhevelen naar Excel en grafieken opstellen. Alle informatie is er wel, want het zit allemaal in WALS. Maar de presentatie, de grafische kant, is in WALS beperkter. Dat kun je er natuurlijk zelf omheen bouwen, maar dat is extra werk en je bent veelal afhankelijk van de WALS-gebruiker. Nu is er veel minder afhankelijkheid. We moeten er wel aan denken om de varianten een avond van tevoren klaar te laten zetten, anders is er de volgende dag, bijvoorbeeld tijdens een gezamenlijk overleg, niets te zien. Voor Han en mij als niet-WALS gebruikers is het allemaal veel makkelijker geworden.’

Han gaat verder: ‘Je kunt nu relatief eenvoudig scenario’s tegen elkaar wegzetten, denk aan de oude begroting, de nieuwe begroting en vervolgens daar nog een risicoscenario over heen. Je kunt de scenario’s vervolgens grafisch weergeven en daarmee komt de analysekracht naar voren. Dat heb je niet als je alleen tabellen moet doorgronden, met heel veel cijfers. Dit is echt de rapportagetool waarmee je je resultaten kunt analyseren. Doordat het WALS Dashboard interactief is, kun je ook gemakkelijker op een achterliggende vraag inzoomen en vrijwel direct antwoord geven, in plaats van dat iemand eerst in Excel cijfers tegen elkaar moet afzetten.’

Controletijd inruilen voor analysetijd

‘Door het dashboard in te zetten, is het mogelijk om samen met collega’s heel makkelijk door de cijfers heen te lopen’, vertelt Caline. Wij beginnen met de ratio’s en kijken vervolgens naar de kasstromen. We beoordelen de grafieken en constateren of er iets raars is gebeurd. Je kunt zo vrij snel de cijfers overzien en analytisch bekijken of dit klopt met de verwachting of juist niet. Op het moment dat we echt de details in moeten, pakken we uiteraard WALS zelf erbij.’

Han: ‘Inzet van het WALS Dashboard boekt heel veel tijdswinst. Door de top-down werkwijze is het makkelijk om te verdiepen en kun je meer vragen stellen in de organisatie. Als je alleen een bak cijfers tot je beschikking hebt, weet je op een gegeven moment niet meer waar te kijken. De ordening is beter en daardoor is eerder zichtbaar of er uitschieters zijn.’ Met het WALS Dashboard kun je uitgebreid zien hoe de kasstromen zijn opgebouwd en hoe deze zich door de tijd heen ontwikkelen. De balansposities en winst-en-verliesrekening zijn uiteraard ook te bekijken, wel in minder detail. Tevens is er informatie voorhanden over de weergave en ontwikkeling van het bezit en over de waardering van het vastgoed.

Caline: ‘Vorig jaar zoomden we al goed in op de kasstromen, maar keken we omwille van de tijd wat minder naar de balans. Nu staat alles naast elkaar, dus valt hier ook meer in op. Het kost minder tijd om de analyse uit te kunnen voeren. Han vervolgt: ‘Daarnaast stelden we altijd eerst de vraag, is het juist gegaan? Is er geen fout gemaakt in een functie of in een formule in Excel? En pas later begonnen we dan met de daadwerkelijke analyse. Nu kun je de controle op juistheid overslaan, omdat die al is gekoppeld aan WALS. Je wint analysetijd: de controletijd wordt ingeruild voor analysetijd!’

Waar willen jullie het WALS Dashboard verder nog voor gaan inzetten?

Caline: ‘We willen het WALS Dashboard ook tijdens MT gesprekken live gaan gebruiken. Bijvoorbeeld door een aantal scenario’s op de begroting op te stellen en direct in het gesprek te laten zien. Ons MT heeft dus tijdens de sessie met Ortec Finance consultant Isabel kennis gemaakt met het WALS Dashboard en is hier erg over te spreken.’

Han vult aan: ‘Het zou mooi zijn als we tijdens een MT sessie het dialoog aan kunnen gaan. Je kunt dan afstappen van powerpoint presentaties en het gesprek veel interactiever maken. Verder hebben we nog nauwelijks gekeken naar de benchmark. Hier moeten we nog feeling bij krijgen, dus wellicht zitten daar nog mogelijkheden in.’ Caline: ‘We vinden de benchmark nog wat spannend, want we weten niet precies wat er bij collega corporaties aan cijfers in de varianten zit. Aan het einde van de begrotingsperiode zou het wel interessant kunnen zijn om onze cijfers tegen andere corporaties af te zetten.’

Tips voor collega corporaties

Elke WALS corporatie kan direct aan de slag met het WALS Dashboard Basis. Optioneel kan het WALS Dashboard Pro worden afgenomen. Elke corporatie heeft recht op een gratis proefperiode van een maand. Caline: ‘Voor Zayaz was het heel waardevol om het WALS Dashboard te mogen proberen en in de praktijk in te zetten. Je ziet direct wat het doet en wat de meerwaarde is.’ Han vervolgt: ‘Ik zou iedereen aanraden om het WALS Dashboard eens te proberen, om te zien wat je ermee kunt en vooral wat je jezelf aan werk kunt besparen - en dat is veel’.

Woningcorporatie Zayaz

Woningcorporatie Zayaz is actief in de regio ’s Hertogenbosch en beheert zo’n dertienduizend woningen. Via goede woningen en vitale wijken wilt Zayaz mensen mee laten doen in en aan de samenleving. Zayaz zet zich in voor buurten en wijken, om ze veilig en leefbaar te maken en te houden.