Jaarcyclus, de praktische vertaling naar een checklist

Het is belangrijk om de jaarlijkse werkzaamheden rondom vastgoedwaardering, vastgoedsturing en financiele sturing goed op elkaar af te stemmen. Op deze vlakken wordt namelijk een groot aantal activiteiten uitgevoerd die met elkaar samen hangen en/of van elkaar afhankelijk zijn.

Inzicht in de jaarcyclus

Om de verschillende jaarlijkse werkzaamheden en de samenhang ertussen inzichtelijk te maken, kan je ze samenvatten in een jaarcyclus. Hoewel een jaarcyclus per corporatie kan verschillen, hebben wij aan de hand van de belangrijkste stappen het Rapport Jaarcyclus woningcorporatie opgesteld over hoe de jaarcyclus er op hoofdlijnen uit kan zien. Daarnaast is er een handige checklist om zelf aan de slag te gaan. Deze checklist is per september 2023 vernieuwd zodat deze goed toepasbaar is voor de komende jaarcyclus.

Wat is de Jaarcyclus checklist en wat kan ik ermee?

De Jaarcyclus checklist is een makkelijk toepasbaar en dus handig hulpmiddel om de jaarcyclus voor jouw corporatie uit te zetten in de tijd. Alle stappen in de juiste volgorde. Naast de planning kun je in de checklist zelf ook invullen wie verantwoordelijk is, uit welke bron de informatie afkomstig is en wie er verder nog bij deze actie betrokken moeten worden.

In de checklist vind je tevens terug welk softwaremodel (Ortec Finance SAM, WALS en/of Ortec Finance TMS) je kunt gebruiken en waar (navigatie in de software) je de bewuste aanpassing kunt doen. Zo heb je alles overzichtelijk bij elkaar. Een mooie aanvulling op óf te gebruiken als controle op de reeds bestaande interne proceduredocumenten.

De checklist is gemaakt in Excel en vrij om naar eigen inzicht aan te passen. Ook kun je de voortgang bewaken via de ‘status’.

De checklist begint op het eerste tabblad met een totaaloverzicht. Van daaruit kun je doorklikken naar een van de drie vervolg tabbladen over respectievelijk; vastgoedwaardering, financiële sturing en vastgoedsturing. Daarnaast vind je nog een extra tabblad over de verzameling van de vastgoedgegevens op een centrale plaats (VGR).

^{Figuur 1: Afbeelding van de Jaarcyclus checklist, tabblad totaaloverzicht. Klik op het plaatje voor vergroting.}

Het totaaloverzicht van de jaarcyclus kan je verder openklappen tot het niveau van de deelstappen. Via hyperlinks kan je snel doorklikken naar de details op een van de drie tabbladen vastgoedwaardering, financiële sturing of vastgoedsturing.

De belangrijkste voordelen op een rij

De checklist brengt overzicht en structuur aan in het grote aantal verschillende activiteiten die elk jaar uitgevoerd moeten worden.
De checklist zorgt voor samenhang tussen vastgoedwaardering, financiële sturing en vastgoedsturing.
De checklist motiveert samenwerking en afstemming tussen de betrokken afdelingen.
De checklist helpt je om ervoor te zorgen dat er geen activiteiten worden vergeten.

Waarom je jaarcyclus hereiken?

De meeste corporaties hanteren al een jaarcyclus. Er kunnen uiteenlopende redenen zijn om deze eens tegen het licht te houden. Denk aan:

Veranderingen in de organisatie (bijvoorbeeld het introduceren van assetmanagement) waardoor rollen en verantwoordelijkheden veranderen.
Implementatie van SAM.
Behoefte aan procesverbeteringen, bijvoorbeeld omdat bepaalde zaken nu niet naar wens verlopen.
Personele wisselingen.
De behoefte om een totaaloverzicht te kunnen creëren over verschillende dossiers heen en daarmee dus ook over afdelingen heen.

^{Figuur 2: Afbeelding van de Jaarcyclus checklist, tabblad Vastgoedsturing. Klik op het plaatje voor vergroting.}

Als je in het totaaloverzicht van de jaarcyclus klikt op ‘portefeuilleplan actualiseren’, kom je terecht op de juiste plek op het tabblad vastgoedsturing. Deze afbeelding gaat tot en met de kolom ‘Navigatie SAM’. De checklist gaat verder met bijvoorbeeld het benoemen van de verantwoordelijke, de bron van de gegevens, de planning en de status.

Aan de slag met de jaarcyclus & checklist

Het einde van het jaar is een mooi moment om met de jaarcyclus voor het volgende jaar aan de slag te gaan.

Of het nu de eerste keer is dat je een integrale jaarcyclus opstelt of dat je aan de hand van de jaarcyclus checklist eens een update wilt doen van je bestaande jaarcyclus (of P&C cyclus), wij kunnen je daarbij op verschillende manieren helpen:

Het organiseren van sessies om met je organisatie, en dus alle betrokken afdelingen, jouw eigen jaarcyclus te maken;
Het optimaliseren van je bestaande jaarcyclus voor het verzorgen van een review en het geven van handvatten voor de verbetering ervan;
Advisering over de toepassing van de jaarcyclus in de praktijk en het monitoren en bewaken van het volgen van de verschillende stappen binnen de jaarcyclus;
Sparringpartner zijn voor uitdagingen waar je rondom de jaarcyclus tegenaan loopt.

De inhoud en vorm van de ondersteuning passen we altijd aan, aan de specifieke behoefte van jouw corporatie. Neem hiervoor contact op met Anneke Betlem.

Hoe ontvang ik de checklist?

De jaarcyclus checklist download je via onderstaande link. Bij de download vind je ook de opname van het door ons eerder gegeven webinar (18 januari 2022) ter verduidelijking van het gebruik van de checklist.

Terugkijken en download: Jaarcyclus, de praktische vertaling naar een checklist