Portefeuilleplan als kader voor assetmanagement

Het eerste deel van het jaar staat voor veel portefeuillemanagers in het teken van het actualiseren van het portefeuilleplan. Het is raadzaam om deze actualisatie jaarlijks uit te voeren. Er kunnen zich immers omstandigheden voordoen waarop ingespeeld moet worden, zoals nieuwe wet- en regelgeving (denk aan de huurbevriezing en verhuurlaging). Maar ook kan het zijn dat in het voorgaande jaar minder investeringen zijn uitgevoerd dan gepland, waardoor in de komende jaren een tandje bijgezet moet worden. Bovendien moet jaarlijks een bod op de woonvisie worden uitgebracht en idealiter is dit bod gebaseerd op een actueel portefeuilleplan.

Download de Jaarcyclus Woningcorporaties

Interne en externe stakeholders

Bij het opstellen of actualiseren van het portefeuilleplan is het van belang om interne en externe stakeholders te betrekken. Bij de externe stakeholders gaat het om de gemeente en de huurdersorganisatie(s). Interne stakeholders zijn de RvC, het bestuur en management, maar vergeet ook niet om de medewerkers die uitvoering moeten geven aan het portefeuilleplan te betrekken. Dit zijn in ieder geval de assetmanagers (of de medewerkers die de assetmanagement werkzaamheden uitvoeren). De assetmanagers moeten namelijk het portefeuilleplan vertalen naar strategieen en beleid voor elk complex. Daarbij moeten zij houvast kunnen ontlenen aan het portefeuilleplan. Maar wat betekent dit concreet in de praktijk?

Heldere kaders

Het portefeuilleplan moet heldere kaders bieden voor het assetmanagement. Deze kaders bestaan uit de doelen die opgenomen zijn in het portefeuilleplan (bijvoorbeeld met betrekking tot de omvang van de voorraad, de samenstelling van de verschillende huurklassen of doelstellingen op het gebied van duurzaamheid en kwaliteit). De optelsom van alle complexstrategieën moet namelijk leiden tot het behalen van het portefeuilleplan. Als deze doelstellingen niet SMART geformuleerd zijn en/of niet actueel zijn, dan kan de assetmanager geen volledige toets uitvoeren op de optelsom van de complexstrategieën. Het risico hiervan is dat de strategische doelstellingen uit het portefeuilleplan niet worden behaald.

Financiële kaders

Naast kwalitatieve doelstellingen moet het assetmanagement ook financiële kaders meekrijgen. Op strategisch niveau rekent de portefeuillemanager in het portefeuilleplan door of de corporatie financieel gezond blijft, aan de hand van de corporatiekengetallen (ICR, LTV, Solvabiliteit, Dekkingsratio en Onderpandsratio). Het is vervolgens aan de assetmanager om ervoor te zorgen dat de operationele kasstromen op orde zijn, de investeringskasstromen niet te hoog zijn, de juiste eenheden verkocht worden, etc.

In de vertaling van het portefeuilleplan naar het assetmanagement zijn dus twee zaken cruciaal:

• Zorg voor heldere kwalitatieve en financiële kaders voor het assetmanagement vanuit het portefeuilleplan (dit is de taak van de portefeuillemanager),
• Maak de optelsom van alle complexstrategieën en toets deze optelsom aan de kwalitatieve en financiële kaders (dit is de taak van de assetmanager).

Aandachtspunten voor samenstellen kaders

Bij het samenstellen van de kaders voor het assetmanagement door de portefeuillemanager zijn een paar aandachtspunten van belang:

• De kaders moeten haalbaar zijn.

  Bij het opstellen van een portefeuilleplan worden veelal verschillende scenario’s gemaakt om te kijken welk plan binnen de financiële restricties het dichtst bij de wensportefeuille uitkomt. Het portefeuilleplan is dus de haalbare versie van de wensportefeuille. Het ligt dan ook voor de hand dat de assetmanager de haalbare portefeuille als doelstelling meekrijgt. Voor de corporaties die gebruik maken van Ortec Finance SAM kun je dit concreet maken door in de kaders voor zowel het strategische niveau als het tactische niveau de wensportefeuille op te nemen en in de toets de beleidsvariant van het assetmanagement te vergelijken met het portefeuilleplan. Op die manier kun je in een oogopslag zien of de beleidsvariant van het assetmanagement in ieder geval zo goed scoort op de wensportefeuille als het portefeuilleplan zelf.

• Een tweede aandachtspunt zijn kaders voor deelportefeuilles.

  Corporaties met een relatief grote voorraad en meerdere assetmanagers kunnen ervoor kiezen om de portefeuille op te delen in deelportefeuilles, en elke assetmanager een of meer deelportefeuilles toe te wijzen. Als dit het geval is, dan zullen de kaders vanuit het strategisch niveau vertaald moeten worden naar de deelportefeuilles, zodat elke assetmanager heldere kaders voor zijn of haar deelportefeuille(s) krijgt en hiernaar toe kan werken. De portefeuillemanager moet vervolgens de optelsom van de deelportefeuilles toetsen aan het portefeuilleplan voor de totale portefeuille.

• De optelsom van de complexstrategieën kan via de kaders getoetst worden aan het portefeuilleplan.

  Als dit gedaan is, vormen de complexstrategieën de input voor de meerjarenbegroting. In software betekent dit dat de complexstrategieën uit SAM geëxporteerd kunnen worden en geïmporteerd in WALS voor de meerjarenbegroting. Het is raadzaam om in de planning voor het opstellen van de meerjarenbegroting tijd in te ruimen voor enkele iteraties. Het kan namelijk voorkomen dat vanuit financieel oogpunt het (ondanks de kwalitatieve en financiële toets aan het portefeuilleplan) toch wenselijk is om bijvoorbeeld wat te schuiven met onderhoud en investeringen. Dit moet gedaan worden door het assetmanagement, waarna een nieuwe export-import gedaan moet worden. Het is waardevol om hier tijd voor in te plannen.

• Zoals gezegd wordt de optelsom van de complexstrategieën getoetst aan het portefeuilleplan, zowel kwalitatief als financieel.

  Daarnaast is het waardevol om aanvullende analyses te maken, bijvoorbeeld wat het portefeuilleplan en de complexstrategieën betekenen voor het wijk- of buurtniveau. Dit is vooral van belang als je actief werkt met wijkvisies.

Conclusie

De belangrijkste conclusie die we kunnen trekken is dat het van belang is dat het assetmanagement elk jaar voorzien wordt van heldere, actuele kaders, waarmee getoetst kan worden of de optelsom van de complexstrategieën leidt tot het behalen van de strategische doelstellingen en de financiële continuïteit geborgd is.

Download de Jaarcyclus Woningcorporaties

Meer weten?

Wil je meer weten over Ortec Finance SAM, over het actualiseren van je portefeuilleplan of hoe je heldere kaders opstelt voor het assetmanagement? Neem daarvoor contact op met Annique Verkoeijen via onderstaande contactgegevens.