Ivette van Vugt (Ons Huis Enschede): Vastgoedsturing opnieuw implementeren leidt tot realistischere begrotingen

Een realistische begroting

Deze trend maakt het realiseren van de wensportefeuille van Ons Huis lastiger. “In deze wensambitie kijken we vooruit naar de toekomst: de huidige uitbreidingsopgave, de veranderende klantprofielen en het type vastgoed dat daarvoor nodig is. Onze regio heeft lange tijd een sociaal krimpscenario gehanteerd. Vooruitlopend op de Nationale Prestatieafspraken (NPA) anticipeerden we als gezamenlijke corporaties in Enschede al op een uitbreidingsopgave voor onze primaire doelgroep. De gemeente onderschreef deze visie. Vervolgens is met de gemeente en collegacorporaties gewerkt aan een analyse van onze toekomstverwachting zowel qua vastgoed als qua doelgroep. Deze analyse hebben we vervolgens gebruikt bij het schrijven van onze portefeuillestrategie. Daarbij houden we rekening met de duurzaamheidsopgave uit de NPA en de route naar CO2-neutraal bezit in 2050. Sturen op ons portefeuilleplan doen we vanuit vastgestelde sturingsindicatoren waarmee we met geld een verschil kunnen maken. De uitkomst is een transformatieopgave die de input vormt voor onze projectenkalender, onze meerjaren onderhoudsbegroting en daarmee onze totale begroting. Deze manier van werken helpt ons om inzichtelijk te maken waar we naartoe willen, wat we daarvoor moeten doen maar ook waarom we bepaalde ambities nog niet kunnen realiseren. Een realistische begroting is het resultaat en dat is ook wat onze externe toezichthouders de Aw en het WSW van ons vragen. Dat doen we via de dPi. Het sturen op een realistische begroting doet geen afbreuk aan onze plannen en ambities, maar we realiseren ons ook dat niet alle ambities werkelijkheid worden. De redenen waarom zijn divers en dat vraagt om een goede uitleg. Het onderscheid tussen ambitie (waar gaan we voor) en realiteit (waar staan we voor) helpt daarbij.”

Ivette van Vugt, Ons Huis Enschede

"We hebben SAM - de tool voor assetmanagement van Ortec Finance - zo ingericht dat we op basis van onze sturingsindicatoren aangevuld met de indicator ‘klant’ voldoende basis hebben om de analyses te kunnen maken.”

Druk op het ontwikkelapparaat

Op de vraag of Ons Huis ook last had van onrealistische begrotingen, zegt Ivette: “Intern komen we uit een situatie waarbij het ontwikkelapparaat in beslag was genomen door een grote gebiedsontwikkeling. Daar kwamen tal van andere projecten bij. Dat legde veel druk op het ontwikkelapparaat, maar ook op de planning van ons besluitvormingsproces. De projecten die in de begroting waren opgenomen, hebben we intern besproken en opnieuw weggezet in de tijd, passend bij onze capaciteitsplanning. Daarmee is een goede actualisatie gemaakt van de begroting, maar qua projectenomvang niet veel veranderd. Wel merkten we dat het uitwerken van de projectopdracht richting besluitvorming arbeidsintensief was en meer tijd vroeg dan gedacht. Dat heeft ertoe geleid dat we nog niet voor alle projecten een besluit hebben genomen zoals we in de begroting hadden gedacht, maar zijn er majeure besluiten genomen over een drietal renovatieprojecten. Daarmee voldoen we niet volledig aan onze begroting, maar zijn er wel grote stappen gezet ten opzichte van het verleden. Terugkijkend is de weg naar een goede integrale begroting minstens zo belangrijk geweest het afgelopen jaar.”

Afwegingskader

Ons Huis heeft in 2023 vastgoedsturing opnieuw geïmplementeerd in de organisatie. “Het fenomeen bestond al langer maar werkte niet zoals we het ooit hadden bedoeld,” legt Ivette uit. “Aan de hand van diverse sessies hebben we integraal gewerkt aan een nieuw organisatiemodel. Het model is daarna aan de hand van een implementatieplan verder uitgerold. Vervolgens hebben we de beslismomenten herzien en geborgd in ons investeringsstatuut. We hebben de applicatie SAM – de tool voor assetmanagement van Ortec Finance – zo ingericht dat we op basis van onze sturingsindicatoren aangevuld met de indicator ‘klant’ voldoende basis hebben om de analyses te kunnen maken.”

Ivette van Vugt, Ons Huis Enschede

"Naast SAM geven complexsessies ons de mogelijkheid de meest urgente complexen – die een geringe maatschappelijke en financiële bijdrage leveren – te bespreken op basis van een kwadrantanalyse".

“Ons Huis heeft in 2023 SAM ingezet voor het afwegingskader van vastgoedsturing en gebruikt als vertrekpunt voor complexsessies. Daarbij hebben we de meest urgente complexen – die een geringe maatschappelijke en financiële bijdrage leveren – besproken op basis van de kwadrantanalyse. Deze complexen hebben we aangevuld met complexen die al op het projectenregister stonden. Op basis hiervan hebben we een urgentietijdlijn vastgesteld en de aard en omvang van de noodzakelijke ingreep. Gelijktijdig hebben we de MJOB daarop afgestemd zodat de noodzakelijke ingrepen, daar waar mogelijk in combinatie met een natuurlijk moment, konden plaatsvinden. In totaal zijn daaruit vier grote renovatie-ingrepen aangewezen en uitgewerkt. Er is in kaart gebracht wat er speelt, wat er opgelost moet worden en welke maatregelen het meest optimaal zijn. Dit jaar herzien we onze betaalbaarheidsambitie op basis van ons nieuwe huurbeleid en staan we voor de volgende uitdaging. Het labelen van voldoende woningen voor onze primaire doelgroep. Ook hiervoor gebruiken we SAM.”

Systemen optimaal benutten

Naast SAM maakt Ons Huis ook gebruik van WALS en TMS van Ortec Finance. Ivette daarover: “Met WALS borgen we een belangrijk proces binnen de meerjarenbegroting en TMS gebruiken we voor ons marktwaarderingsproces. Met het implementeren van vastgoedsturing zijn we de drie systemen van Ortec Finance anders gaan inzetten. Als gevolg van dat proces ontstond er de behoefte aan kennis en ondersteuning om goed en betrouwbaar met de applicaties te kunnen werken. Om die reden hebben we voor consultancyondersteuning gekozen bij de doorvertaling van maatregelen naar begroting. De output van TMS wordt weer gebruikt als richting voor onze niet-DAEB portefeuille, en dan met name voor ons streefhuur- en verkoopbeleid. De samenwerking en ondersteuning van Ortec Finance helpt ons daarbij de systemen optimaal te benutten voor besluitvorming en afstemming met stakeholders.”

Onderdeel van de jaarcyclus

“Het herschrijven van het proces rondom vastgoedsturing heeft ons daarbij geholpen,” blikt Ivette terug. “Het heeft wat tijd gekost om het proces vanuit integrale benadering vorm te geven maar die tijd hebben we er bewust wel voor genomen. Inmiddels is assetmanagement helemaal geland in de financiële jaarcyclus van Ons Huis. Wij volgen de P&C jaarcyclus en hebben daar onze vastgoedsturingscyclus én onze MJOB op afgestemd. Het proces is daarmee onderdeel van de totale jaarcyclus en vindt zijn plek op de kalender tussen onder andere de marktwaardebenadering, de jaarrekening, kaderbrief en prestatieafspraken. Op deze wijze hebben we een goed beeld van de tijd en de urenbesteding gedurende het hele proces voor de organisatie, en is het geen op zichzelf staand onderdeel meer.”

Ivette van Vugt, Ons Huis Enschede

"De samenwerking en ondersteuning van Ortec Finance helpt ons de systemen optimaal te benutten voor besluitvorming en afstemming met stakeholders. Zo wordt het proces rondom vastgoedsturing echt iets van iedereen".

Iets van iedereen

Het beter op elkaar afstemmen van begrotingen vanuit integraliteit heeft Ons Huis enorm geholpen, vat Ivette samen: “Dit proces raakt alle facetten binnen de bedrijfsvoering en zorgt voor wederzijds begrip. Elk onderdeel raakt het grotere geheel en het helpt wanneer we dat binnen de organisatie juist vanuit de integrale benadering goed kunnen uitleggen. Zo wordt het echt iets van iedereen.”

Beslissingen continu updaten

“Het blijft echter een continu proces waarin je consistentie wilt waarborgen en daarmee zo min mogelijk wil schuiven,” sluit Ivette af. “Kijkend naar de actualiteit zien we dat het continu actualiseren van onze begroting aan de hand van een rolling forecast helpt om grip te houden op het effect van voorgestelde investeringsbesluiten op onze relevante ratio’s, zodat we weloverwogen afwegingen kunnen blijven maken.”