De rol van assetmanagement bij de MJOB

Waarom is een goede MJOB belangrijk?

Een belangrijke doelstelling van corporaties is het aanbieden van kwalitatief goede en betaalbare woningen aan hun huurders. Om de kwaliteit van het bezit op te peil te houden, is het nodig om te investeren en onderhoud uit te voeren aan het bestaande bezit. Hierbij gaat het vaak om grote kostenposten, die drukken op de financiële ratio’s van de corporaties. Budgetten zijn niet oneindig en daarom is het inzicht in de onderhoudsbehoefte en de vertaling van deze behoefte in de juiste beleidskeuzes des te belangrijker. Deze beleidskeuzes moeten op hun beurt weer terechtkomen in de MJOB.

Hoe komt de MJOB tot stand?

Het opstellen van de MJOB maakt onderdeel uit van een jaarlijks terugkerend cyclisch proces. In dit artikel worden de stappen besproken om tot een goede MJOB te komen en wat de rol van assetmanagement daarbij is.

1. Kaderstelling vanuit het portefeuillemanagement
Op strategisch niveau (portefeuillemanagement) worden doelstellingen en budgetten bepaald. Hiervoor is het belangrijk om vooraf de soorten onderhoud uit te splitsen waarop de corporatie wil sturen. Op deze uitsplitsing kan vervolgens begroot en gemonitord worden. In onderstaande tabel zijn de verschillende soorten onderhoudskasstromen opgenomen. 

Naast het onderscheiden van de verschillende onderhoudsposten, is het ook goed om de verdeling tussen onderhoud en investeringen vooraf te bepalen, zodat ook hiervoor de juiste budgetten bepaald kunnen worden. Dit is van belang omdat de verdeling tussen investering en onderhoud doorwerkt in de financiële ratio’s en dus in de investeringsruimte. Van elke investering kan een gedeelte aan onderhoud worden toegeschreven. In praktische zin kan dit in AM en WALS worden gedaan door het opgeven van het % onderhoud in de investeringslabels. 

2. Actuele data
Naast de budgetten heeft het assetmanagement actuele data nodig om tot de juiste beleidskeuzes te komen. Er zijn vele indicatoren die kunnen helpen om goede beslissingen te nemen met betrekking tot het onderhoud/investeringen. Hierbij kun je bijvoorbeeld denken aan de conditiescores van de woningen. Energie-indexen en de CO2-uitstoot spelen vanzelfsprekend een rol als het gaat om duurzaamheidsinvesteringen. Maar denk ook klanttevredenheidsonderzoeken, het aantal reparatieverzoeken of de gerealiseerde reparatiekosten. Slechte prestaties op deze indicatoren kunnen een signaal zijn dat meer uitgaven voor onderhoud en/of investeringen nodig zijn om de verhuurbaarheid op korte en lange termijn te garanderen. 

3. Analyses
De assetmanagers zijn verantwoordelijk voor de vertaling van de strategische doelstellingen en budgetten op portefeuilleniveau naar complexbeleid. Om tot dit beleid te komen, is een complex prestatie analyse een waardevolle stap. In deze analyse kunnen maatschappelijke en financiële prestaties tegen elkaar worden afgezet. Om hier de juiste conclusies uit te kunnen trekken, is het noodzakelijk om de data op orde te hebben. Voor de maatschappelijke component kunnen de hiervoor genoemde indicatoren een rol spelen. Deze kunnen bijvoorbeeld worden samengevoegd tot een onderhoudsscore of kwaliteitsscore. Voor de beoordeling van de financiële prestaties worden vaak rendementen of kasstromen gebruikt. Hiervoor wordt veelal de geprognotiseerde data gebruikt vanuit de laatste vastgestelde begroting. Hierbij is het van belang dat deze prognoses zoveel mogelijk op complexniveau zijn ingericht. Indien dit niet zo is, dan is het sturen op rendementen en kasstromen niet goed mogelijk, omdat deze geen betrouwbaar beeld geven op complexniveau. Als de prognoses en de data wel goed op orde zijn op eenheids- en complexniveau, dan kunnen er betere analyses worden gemaakt, zodat de ingrepen en kosten worden toegewezen aan de complexen die dit het hardst nodig hebben. De verbetering in de maatschappelijk component kan ook als verantwoording dienen voor de financiële kosten.

4. Beleidskeuzes
De bestaande projectplanning is in de basis leidend voor de planning van het planmatige onderhoud. Voor de eerste drie jaar staan de meeste onderhouds-/investeringsprojecten al redelijk vast. Desondanks zal de planning van deze projecten in de praktijk kunnen wijzigen. De assetmanager moet ervoor zorgen dat met de optelsom van alle complexstrategieën de strategische doelstellingen worden behaald. Als de planning wijzigt, is het dus van belang deze snel te actualiseren. Daarnaast is het van belang om te controleren of er complexen zijn waarvoor nog geen ingreep staat gepland, maar waar dit wel noodzakelijk is, of andersom. Oftewel: het kan zijn dat de huidige complexstrategie niet meer aansluit op de geactualiseerde situatie. Om dit verder te onderzoeken, kan de assetmanager een verdiepende analyse doen en een aantal complexscenario’s maken. Als de kwaliteit van een complex onder de maat is en/of de huidige verwachte onderhoudskosten hoog zijn, kan een investering zorgen voor verbetering. Maar wellicht is de situatie zo slecht, dat verkoop of sloop-nieuwbouw een betere strategie is. Tijdens complexsessies kan er dieper worden ingegaan op de problemen die spelen bij de desbetreffende complexen. Om meteen de link te kunnen leggen met de onderhoudsbegroting, is het waardevol als de afdeling vastgoed en degene die de MJOB opstelt, aanwezig is bij de complexsessie. Op die manier is men op de hoogte van de achtergrond van een gewenste wijziging van beleid en de gevolgen daarvan voor de MJOB. Dit proces van aanpassen van de MJOB zal altijd een nauwe samenwerking zijn tussen de afdelingen assetmanagement en vastgoed, aangezien de complexstrategieën (en daarmee de projectenplanning) leidend zijn voor de onderhoudsbegroting.

5. Controle en ontsluiting
Na het maken van de beleidskeuzes en de daaruit volgende aanpassingen van de MJOB, is de volgende stap de controle door de assetmanager voordat de beleidskeuzes definitief worden aangeleverd voor de begroting. Blijven alle kasstromen netjes binnen de vastgestelde budgetten? Zijn de geplande werkzaamheden corporatiebreed wel financieel en organisatorisch mogelijk? Zitten er geen dubbele kosten in? Het is bovendien altijd goed om steekproefsgewijs een aantal complexen op detailniveau te volgen door bijvoorbeeld alle investerings-/onderhoudskasstromen onder elkaar te zetten en te controleren of deze op elkaar zijn afgestemd. Na het eventueel bijsturen, kunnen de beleidskeuzes met bijbehorende bedragen dienen als definitieve input voor de begroting.

Het doorlopen van het hele proces kost tijd. Er komen steeds nieuwe inzichten bij, die impact hebben op alle stappen in de cyclus, bijvoorbeeld de kosten van de ingrepen, die toch hoger uitpakken dan in eerste instantie verwacht werd. Dit heeft effect op de kaders en daarmee ook op alle vervolgstappen. Daarom is het raadzaam om dit proces in te bedden in de totale planning en control cyclus, zodat de corporatie hier tijdig aan kan beginnen. Enkel op deze manier wordt een goede MJOB gewaarborgd.